Статьи

Статьи по управлению временем

Вадим Гончаров. Эффективный рабочий стол

Мечта любого специалиста – творить в условиях отсутствия спешки. Всегда у меня была такая мечта: вот был бы приборчик такой, что нажмешь кнопку – время останавливается. А ты – продолжаешь жить. Можешь отдохнуть, помечтать, подумать. Но так как такого приборчика нет, то приходится просто стараться все делать вовремя и все успевать.

Часто нам, дизайнерам и не только, приходится работать в условиях свистящего ветра, крутых поворотов и бешенного бега времени. Это обычно называется "запарка", "конец недели", "попа в мыле", "банный день", и еще по-разному. Людей, сходящих в такие моменты с дистанции, вылетающих за поворот и сталкивающихся с непреодолимыми препятствиями называют по-разному, но смысл всегда один – "неудачники".

Итак, чем же отличается менеджер, дизайнер, программист – неудачник от аналогичного успешного специалиста?

Отличие первое и его проще всего увидеть, побывав на работе у этого человека: порядок на столе. Нет, это не должен быть застывший стол, не меняющийся с течением времени. И ни в коем случае не пустая поверхность – иначе работа просто невозможна. Под словом "порядок" и имею в виду именно порядок – в каком порядке все на столе разложено. А определить качество этого порядка очень просто – если специалист может просто взять со стола необходимый ему предмет, то там порядок, а если ему для этого нужно время, то порядка нет.

Мне на работе приходилось иметь дело с большим количеством бумажек (так называемых наряд-заказов), моими набросками, листками с записями различной информации, а также с всевозможными образцами продукции (визитками, листовками и т. д.), и поначалу этим был завален весь стол.

Первым моим шагом было освободить стол от некоторого количества вещей посредством использования поверхности стены. Я на двухсторонний скотч приклеил туда все, что мог – коробки для дискет, листки с номерами телефонов, карман для своей рекламы, конверт для новых наряд-заказов и прочее.

На стене я бы хотел остановиться подробнее – ведь это та возможность организации работы, которую многие люди даже не пытаются использовать. У стены есть два преимущества: она пустая (обычно) и она всегда перед глазами, и два недостатка: она вертикальная (то есть на нее нельзя ничего просто положить) и на ней нельзя писать (обычно). Итак, сегодня у меня на стене висит:

1. Календарь собственного производства на три месяца (делается в Corel Draw с оставлением места для записи разных событий);
2. Список наиболее часто требующихся телефонов коллег и клиентов (просто необходимая вещь – экономит время колоссально – все же книжка удобна скорее на улице в виду компактности, но ведь там надо еще раскрыть и найти);
3. Чеклисты по разным задачам – чтобы не забыть, я печатаю задачи по пунктам и отмечаю галочками выполненное;
4. Часы-доска: подглядел у Артемия Лебедева изобретение – часы-доска для маркера, но стоит это дорого, поэтому у меня просто белые часы настенные, на которых можно отлично писать маркером, для отмечания времени каких-либо задач. На часах висят разноцветные маркеры для белой доски;
5. Доска для маркера – вообще самая необходимая на стене вещь. Без нее я не могу как без рук – на ней я записываю все, чтобы не забыть. Позже эти записи я либо использую в работе и стираю, либо переношу в чеклисты и стираю, либо переписываю в документы и стираю, либо просто стираю за ненадобностью. Там же я записываю первоочередные задачи и сведения для телефонных разговоров – очень удобно – нигде не роешься, а просто подготовился к разговору, написал все на доске и потом спокойно рассказал. Потрясающая удобная вещь. Она у меня формата А3 и не занимает много места.

Теперь что касается самого стола. Все, что нужно иметь под рукой непосредственно сейчас, должно быть именно на столе. Не на стене, не в ящике, не в папке. А вот вещи, которые не нужны непосредственно сейчас, хорошо бы на стол не класть – их лучше подшить в скоросшиватель, положить в мультифору и повесить в кольцевую папку или просто сложить в ящик стола.

Очень удобная вещь – вертикальная подставка под документы. Горизонтальные корытца не очень удобны – если их стоит больше двух, то чтобы достать бумагу из нижнего, часто приходится либо все вынимать оттуда, либо снимать верхние, а если их два или одно, то они не обеспечивают необходимого разделения информации.

Также у меня на столе стоит телефон, канцелярский принадлежности в пенале, кружка, картотека (это место, куда ставятся разные умные мысли на бумажках), записная книжка и оргтехника (сканер, принтер, колонки, графический планшет). Если стол не такой большой как у меня, то оргтехнику надо постараться с него убрать. Хотя сканер, честно говоря, нужен именно под рукой – так удобно сканировать разные вещи… да и принтер тоже неподалеку должен быть.

Такое структурирование помогло, но наряд-заказы по прежнему складывались разными людьми на мой стол в полнейшем беспорядке. Тогда пришло время второго действия – работа с коллегами. Сразу скажу – за недостатком опыта тогда я не справился так, как справляюсь сейчас. Оперативная полиграфия – это очень напряженный график работы, поэтому люди бывают на нервах, торопятся – и где ж им думать, в какой конверт что положить на стол коллеги. Но общий смысл такой: необходимо разработать четкую систему документооборота с вашим столом, которая еще, желательно, будет экономить вам время. Например – наряд-заказы по идее должны лежать в конверте в порядке срочности – чтобы я не ломал голову над десятью бумажками, какая из них срочнее, а просто доставал следующую и выполнял.

Ну и, наконец, надо самому следить за порядком на рабочем столе. Например, каждые 50 минут делать в работе перерыв, в начале которого просто разложить бумажки на столе как надо. Это и небольшой отдых, и экономия времени впоследствии.

Итак, эффективно организованный рабочий стол – заметное отличие неудачника от успешного специалиста. Второе отличие – это то, как он использует свое время. Мной раз и на всегда принята такая аксиома: время упорядоченное всегда в разы превышает время неупорядоченное. Это значит, что если у вас есть четкий график работы на день, неделю, месяц, год, жизнь, то это время вы заполните гораздо более плотно и эффективно. Наука, позволяющая это сделать, называется "тайм-менеджмент", и почитать об этом можно на сайте www.improvement.ru – там очень много интересных и полезных статей по этой теме, а также обсуждения и книги.

Уверяю вас, если вы будете организованным в пространстве и во времени, то у вас просто не останется шансов быть неудачником. Я не могу гарантировать вам, что в связи с повышением организации вы выиграете гран-при, но по имеющейся у меня информации, люди-победители разного рода (президенты, бизнесмены и т. д.) очень организованы.

© Вадим Гончаров, январь 2006 г. Контакт: info@vadim-design.ru, www.vadim-design.ru Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru
Статья опубликована на Improvement.ru с разрешения автора. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/goncharov/
Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.

Написать письмо